管理制度-标准化文件撰写 精品.ppt

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1、标准化文件撰写标准化文件撰写没有规矩没有规矩 不成方圆！不成方圆！制定：曹如进拉马的炮兵n一位年轻有为的炮兵军官上任伊始，到下属部队视察其操练情况。他在几个部队发现相同的情况：在一个单位操练中，总有一名士兵自始至终站在大炮的炮管下面，纹丝不动。n军官不解，究其原因，得到的答案是：操练条例就是这样要求的。军官回去反得查阅军团事文献，终于发现，长期以来，炮兵的操练条例仍因循非机械化时代的规则。n站在炮管下的士兵任务是负责拉住马的缰绳（在那个时代，大炮是马车运载到前线的），以便在大炮发射后调整由于后坐力产生的距离偏差，减少再次瞄准所需要的时间。n现在大炮的自动化和机械水平很高，已经不再需要这样一个角

2、色了，但操练的条例倒没有及时地调整，因此才出现了不拉马的士兵。军官的发现使他获得国防部的嘉奖。目录n文件的目的与意义n文件架构n文件编写方法n文件管理n文件实施与跟进一、系统化的管理平台理念共振（老板意识）管理团队（左膀右臂）监控机制（适时控制）考评激励（企业文化）运作体系（制度、规矩） 标准化文件体系在各种体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的标准化文件体系在各种体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：角色： （1）符合标准要求）符合标准要求 在在ISO9001和和TS16949及及ISO14001的条文中，均要求组织的条文中，均要求组织 “建立并保持书面的体系，以全面满足此标准的要求建

3、立并保持书面的体系，以全面满足此标准的要求”。 （2）工作的依据）工作的依据 建立文件体系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持建立文件体系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。作的方式和方法欠明确和清楚。二文件的重要性二文件的重要性 （3） 提升管理技术水平的基础提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日当所有的工作要

4、求都文件化后，公司即可在此基础通过日 常工作，不断地完善管理和技术的要求。常工作，不断地完善管理和技术的要求。 （4） 防止经验的流失防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成动作上的因难。流失，从而造成动作上的因难。（5）改善人际关系）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。 （6）员工的责任心和荣誉感）员工的责

5、任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。 二文件的重要性二文件的重要性 三公司文件的架构三公司文件的架构 （一）目前建立的文件体系，一般企业均将文件架构分为四个层次，即：（一）目前建立的文件体系，一般企业均将文件架构分为四个层次，即： 一阶文件：规定一阶文件：规定/手册手册 二阶文件：制度二阶文件：制度/办法办法/程序程序 三阶文件；工作指导书三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业

6、都必须建立上述架构的体系文件，许多但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多 规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即：个层次，即： 一阶文件：手册一阶文件：手册 二阶文件：制度二阶文件：制度/程序程序/工作指导书工作指导书 三阶文件：表单三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时 亦需考虑公司未来的扩充和发展等。亦需考虑公司未来的扩充和发展等。目录n文件的目的与意义n文件架构n文件编写方法n文件日常管理n文件实施与改进一、文件的分类一、文件

7、的分类按管制方式分：n受控文件：对发行/使用/保管/作废等需控制的。如：制度、规定、手册/、办法、程序/指导书、工作指引/表单、图纸、外来文件）n非受控文件：临时性或补充性的。（通知，公告、内部要求，培训教材）按内容分：n技术标准（图纸/QC工程表/外协标准）n工作标准（操作指导书，检验指导书）n管理标准（制度/办法/程序）按来源分：n公司文件n外来文件（国际标准/国家标准/团队标准/客户要求）我们重点在管理公司内部受控文件二、文件结构图二、文件结构图一阶二阶三阶四阶规定/手册：阐述公司的大政方针, 纲领性策略性文件制度/办法/程序：规范工作顺序、职责与实施方法，流程性管理文件 工作指引/作业

8、指导书：规范如何完成作业的方法 ，指导性文件 表单/记录/作业标准：管理活动所产生的结果，验证性文件外来文件也是需要管制的，但因为其特殊及不可预测性，故放在第四阶文件中规范二文件体系的架构二文件体系的架构 （二）文件架构的说明 1规定/手册 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必 须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，规定/手册即是 公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。 2办法/程序 程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要 求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活 动的目的和范围；

9、做什么事情和由谁来做；何时、何地和由 谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控 制和记录等。二文件体系的架构二文件体系的架构 3工作指引/工作指导书 工作指导书是工作的明确指示，它详细叙述某一具体的工 作如何来执行和操作. 4表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就 应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设 计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。其他文件：技术标准与管理标准：技术标准(图纸、品质计划、QC工程表、检验标准、 操作标准、保养标准等) 、管理标准(培训标准、奖惩标准等) 通知

10、/公告：临时性或针对某一具体事务的要求，经使用总结后要逐步补 充入管制的一二三阶文件中。外来文件：国际法规，行业要求，客户规范等二文件体系的架构二文件体系的架构 一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例如：设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。 一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦可归纳为工作指导书类文件，但我们规划在四阶文件内。三、文件的编号方式流水号00001部门代码文件类别代码（1一阶文件、2二阶文件以此类推） 一二三阶文件编号方式一二三阶文件编号方式表单编号方式

11、表单编号方式表单流水号（00001） 部门代码若因组织调整,不影响已发放的文件编码方式,待重新换版时再行更新.技术文件均由制订单位按照相关编码规则进行编号 各公司代码（HLTG代表泓淋集团）各公司代码（HLTG代表泓淋集团）表单性质代码（Q/E/ERP/CMS）（表单版本A,B,C） 目录n文件的目的与意义n文件架构n文件编写方法n文件管理n文件实施与跟进一、哪种情况下需要制定文件制度一、哪种情况下需要制定文件制度如有下述状况之一:n新设组织时n管理可以系统化时n反复情形次数比较多时n相同的作业方式、步骤由多数人同时(或重复)执行n缺点、不良或投诉抱怨等状况发生频繁n需求量大(多)n客户或外部

12、政策要求n工作需要经常沟通与协调时二、文件的编写结构二、文件的编写结构 一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整 结构有： 1目的 2范围 3权责 4定义 5作业内容/作业程序 6相关文件 7. 附件 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述： 1目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？二、文件的编写结构二、文件的编写结构 2范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能 范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动 的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件的范 围写成“适用于公司所有绕线机的使用”，即是明显的错误。

13、3权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相 关人员担负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有 关的主导部门和相关部门的权责。 4定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写做明确说 明，会令文件内容更清楚明白。三、文件的编写结构三、文件的编写结构 5程序/作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两 个部份。 （1）流程图：以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类型。 （2）文件内容：在编写文件内容时，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW

14、）结合，即由谁（WHO），在何时（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），为什么做（WHY），怎样做（HOW），缺少任何一个W或 H，都有可能使文件的内容不易理解。三、文件的编写结构三、文件的编写结构 6参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最 好将文件的编号同时附在文件名之后，以及便查找，但是不可 将文件版本附上。 7附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所 有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后，但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整结构，为了整齐可统一文件结构。但 是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文

15、件的内容的 需要，可适当的去除一些不适用的项目。四、文件的格式n格式体现一种文化n格式是一种权威的体现n格式便于沟通n有格式的文件便于阅读与思维一二阶文件格式n首页样式n内文样式一二阶文件的内容必须包含以下内容n1.0目的n2.0适用范围n3.0职责n4.0定义n5.0工作程序n6.0相关文件n7.0附件其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一类别的文件格式需标准化，且可明确识别以下项目：n1)文件名称n2)文件编号n3)文件版次n4)页次n5)生效日期n6)制定、审核、批准的签认其他的书写习惯n三级制审批制： 制定 审核 批准n审批自下至上，自右至左文件字体习惯n标题一般用16号（三号）字体

16、，加粗宋体n内文一般用12号（小四）字体，标准宋体n小题目如“目的”可用14号（四号）加粗宋体序号标识习惯n1.0n 1.1n 1.1.1n A.n a).五、文件编写的几点小技巧n自下至上的编写让一线人员编写,主管审核n目标指向制度必须面对目标n先列出流程图与职责n避免抽象如：上紧螺丝时要小心词语模糊n列出所有控制点,尽量数据化(如微笑,露出八颗牙)n表单记录要细化n让新人看看,是否可会操作五、文件编写的几点小技巧（一）、忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。（二）、忌过于弹性化，失去可操作性。（三）、忌理想主义化，导致无法实施。（四）、忌部门主义化，导致其它部门无法配合。（五）、忌咬文嚼字，理解困难。编写文件的五忌编写文件的五忌六、文件编写的详细程度n取决于人员的能力；n取决于组织规模大小，产品复杂程度；n过程复杂程度； 七流程图绘制七流程图绘制 在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。 1 流程图常用的符号七流程图绘制七流程图绘制 表示开始表示条件判断、检验及查核表示执行处理某一单项作业 表示