管理制度-采购部体系建设组织架构、工作流程、细则、制度、 精品.doc

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1、采购部架构图经理：AAA 采购主管：BBB 采购财务：OO 采购助理：CCC 采购员：EEE辅料采购员：FFF杂物设备采购员：DDD原材料共计： 7人（含财务核算） 采购部工作职责纲领 1、制定原材料的采购计划 （1）每种原材料选择23家供应商。 （2）与供应商签订长年协议，不管市场怎样变化，都定期从供应商处购货，让其感到我们在其眼中重要性和稳定性。 （3）与供应商之间要有信誉度，让其非常希望和我们合作。 （4）在与供应商定价前，充分了解市场，能争则争，但不能太过苛刻，为以后的合作铺路。 （5）在与各供应商合作期间，要抓大放小，互惠互利，合气生财。 2、建立供应商管理机制 （1）对每个供应商所

2、有资料建立详细档案。 （2）通过与供应商之间的合作，定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价 格、服务、信誉等方面进行分析，确定与哪个供应合作对我们比较有利，然后评出最佳合作伙伴。 （3）多与供应商联系或定期与供应商会面，一来多了解信息，二来增加双方友谊。 （4）建立供应商往来明细帐，分清记帐，做到帐目准确无误。 3、供应商选择及评估（1）新供应商的选择 客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估，须注明针对某客户，且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商（2）供应商的评估和考核 根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表，采购部负责组织采购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估

3、和考核，并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中，评估小组根据质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供应商提供的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估和考核 （3）合格供应商核准 采购部将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报采购经理核准，经采购经理批准后的供应商被列为合格供应商，由采购部助理将其登记合格供应商手册，并将其资料整理建档，同时将合格供应商名单报财务部。 （4）采购过程中产品质量监控 依公司对采购产品之质量要求，质管部应对供应商所提供的采购产品之质量进行统计，并将统计的结果和状况记录于供应商绩效监控统计表中，对连续3批检验不合格并拒收和退货

4、的供应商，由采购部通知供应商整改，并在供应商限期改善的时间内对其执行纠正和预防措施做效果确认。 （5）供应商定期评估、考核 供应商定期评分为月评估和年度考核，供应商月评估：采购部每月应对供应商的质量、交期、配合度或服务进行评估（统计时段为上月结日本月月结日）于次月10日前实施供应商月评估经采购经理核准后提交财务部，对于月交货少的供应商可以按季度进行评估。 4、实施采购计划 （1）加快采购资金周转率 （2）提高采购成本降低率 （3）提高供货及时性 （4）减小原料供应警戒线与差额比率 （5）降低运输成本 5、制定帐物管理办法 （1）依据公司现状制订符合公司要求的原材料帐物管理办法 （2）根据各部门

5、所报计划制定备品备件帐管理办法，满足生产需求 6、部门业务合作方法 （1）与仓库的合作方法 货物入厂后，采购员与仓库人员做好沟通工作，确认物品到仓合格后，应及时向仓库人员寻要入库单。 备品、备件、辅料现金购买后，先到仓库办理入库手续，再到财务核对报帐 （2） 与财务室的合作办法： 给原材料供应商的付款、购货用现金采购依采购申请单，由总经理签字，再到财务室办理请款。 紧急物资采购由供应商开具的票据核查无误后，由部门经理总经理签字财务经理签字付款。 （3）与生产合作方法： 各车间所需材料及物资，需填写物资采购申请单，由车间经理签字并确认仓库有没有，库存没有后交到生产部，在填写申请单时，要把名称、规

6、格、参数、型号、数量，哪里用，急不急，车间那个部门都要写清楚。 （4）与营运合作方法： 营运开业店铺通知后提前准备开业物资准确发放开业店铺。7、统计、分析 （1）随时对库存进行核查、盘存。 （2）定期对市场进行调查、分析。采购部岗位部署及职责采购部经理：1人1、 执行采购战略，制定并完善采购部门的规章制度，经总经理审批后执行 2、 根据企业经营计划，制订物资采购计划与采购预算，以满足经营活动的需要，降低库存成本 3、 监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况 4、 参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度，对不合格供应商进行处理 5、 负责采购进度控制，

7、指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时 6、 审核年度、季度、月度需求计划，统一采购，减少开支，提高资金运营效率 7、 组织对采购物资的国内外市场行情进行跟踪，负责采购价格的控制工作，并预测价格变化趋势 8、 主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账 9、 负责采购物资的废料、质量事故的预防与处理工作，定期编制采购报告并呈总经理审阅 10、 负责进行紧急采购，参与采购物资的验收，出现问题及时与供应商联系，协商处理办法 11、 负责采购人员的绩效、培训等管理工作 12、 负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作 13、 大型事故索赔案件处理采购

8、部主管：1人1、分派采购人员及助理的日常工作。 2、负责次要原料或物料的采购。 3、协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。 4、采购进度追踪。 5、审核一般物料采购案。 6、市场调查。 7、定期开展供应商考核8、较大索赔案件处理采购助理：1人1、 请购单、验收单登记。 2、 订购单与合约的缮记。 3、 交货记录及稽催。 4、 访客的安排与接待。 5、 采购费用的申请与报支。 6、 进出口文件及手续的申请。 7、 电脑作业与档案管理。 8、 行政对接工作。采购员：3人（负责公司所有原辅材料、杂物、设备、配件等采购工作）采购员：A（原材料）采购员：B（辅料）采购员：C（杂物、设备）1

9、、 主经办一般性物料采购。 2、 查访厂商。 3、 与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。 4、 跟踪供应商执行工作。 5、 确认交货日期。 6、 一般返货、退货、索赔案件处理。 7、 收集价格情报及替代品资料采购部人员岗位工作细则一、采购经理工作细则每月：1、 制定采购部每月工作方向和工作部署。2、 召开月度总结会议对不符合的工作进行体系修正。3、 监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况 4、 根据企业经营计划，制订物资采购计划与采购预算，以满足经营活动的需要，降低库存成本 5、 参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度，对不合格供应商进行处理 6

10、、 审核每月部门薪酬审批工作7、 审核月度资金流动报表8、 负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时 9、 审核采购部人员的绩效、培训等管理工作 10、 负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作 每周：1、 查看核实采购申请计划单2、 审核每周采购资金流动3、 审核采购流程运行情况、修正采购管理体系4、 跟踪大宗采购细节5、 根据数据进行每周市场调查和分析6、 主持每周工作总结、工作计划会议 采购主管工作细则每月：1、 安排部门人员的日常工作。2、 全面监管原辅材料的质量、批次原料到货的采购进度。3、 负责月末各家供应商账务的审核。4、 负责部门全月的考

11、核，工资表的制作。5、 负责蔬菜、肉类及各种原材料的价格波动掌握，统计使用总量并做出下月预估量。6、 负责原材料供应商的资质审核工作。7、 负责下属员工的业务，学习的培训工作。8、 负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作 每周：1、 审核周采购计划申请单。2、 每周一次-两次的市场调研工作。3、 负责每个批次原材料到货的抽样检查。4、 监管原辅材料的合格证件，批次的质检报告。5、 协助采购员与供应商对物资价格的谈判，付款方式及发货日期的沟通。6、 负责每周周采购进度的跟踪。7、 召开周总结会议。8、 负责同行政部门的对接工作。每日：1、 负责监督每天蔬菜及各种原材料的质量检验工作。2

12、、 督促财务跟进库房的出入库进度，现金账务的及时清理工作。3、 监管同库房的沟通，确保生产的顺利进行。4、 监管审核当日生产报的原料采购单据。 二、采购助理工作细则每月：1、 每月月末与各家供应商核对供应商款项，准确无误后，制作转款款项汇总，并发给采购部主管及财务，以备转款。2、 制作本部门考勤汇总表，发给部门主管，作为工资的核算依据。3、 统计当月的现金账目4、 统计当月蔬菜、肉类、海鲜、面粉等各类原材料的总用量5、 不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查。 每周：1、 每周六要求各库管员清点库存，将需要日采、周采、月采、季采的各类原物料报送给采购助理，采购助理根据报货情况

13、，制作采购申请单，经由采购部主管及经理的审核同意后报送给公司总经理，由总经理批复同意后方可进行采买。2、 每周填写一次蔬菜价格波动表，并发给部门主管与财务各一份。3、 每周与各家供应商核对一次应转款金额.4、 物流助理周休的时候，协助物流助理打印订货单、加货单及将这些单子按区域分类并填写各家店铺的发盒数、反盒数及到货的时间统计表。（如有落单情况，则每次对采购助理进行负激励50元）5、 周、月、季度例会后，整理会议记录，并发给部门主管及经理各一份。6、 每周至少两次走访大河及沈阳相关供货市场，进行市场调研，了解市场行情，并提交调查报告。每天：1、 每日保持与库管员有效沟通，保证库房的库存充足，库存不足时及时报货给供应商（若库存断货，报货不及时，延误生产，则每次对采购助理进行负激励50元）2、 将每日的采购入库单进行归类整理存档。3、 保证采购员采买回来的原物料及各种调料、设备等及时准确入库，并对采购员手中的原始入库单据进行初步审核，准确无误后交到库房助理处打印采购入库单（若办理入库不及时，丢单拉单，造成账务差错，则每次对采购助理进行负激励50元）4、 每日去车间查看蔬菜及各类原材料的品质，若有问题及时与供应商沟通解决。5、 每日16:00给各家供应商报第二天的生产用量（如有忘报、错报情况，则每次