设备采购管理办法.docx

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1、设备采购管理办法1目的和适用范围1.1 目的为规范XX信息技术股份有限公司（以下简称公司）采购的管理职责以及工作流程，对外部提供的过程、产品和服务的过程进行有效的管理和控制风险，确保采购产品的质量、环境、职业安全健康、信息安全方面满足规定的要求，特制定本管理办法。1.2 适用范围适用于公司承接的工程、研发及自建项目，固定资产及耗材的设备采购业务，子公司可参照执行。2引用标准3术语和缩略语4管理职责1 .1公司分管领导职责1.1.1 审批采购预算超过50万（不含税，含50万）的供应商拟选、金额超过10万（不含税，含10万）的采购拟签。1.1.2 审批预付款报支及30万（含税，含30万）以上应付款

2、申请1.1.3 1.3审批设备采购管理中的重大事项。1.1.4 审批长期合作采购协议。2 .2商务中心职责4 .2.1受理采购申请。5 .2.2负责采购实施（含审批）。发布日期：实施日期：13共14页第1页4.2.3维护供应商名录。4. 2.4组织采购合同评审。4.3 营销部门职责4.3.1 负责确认贸易类设备清单及采购合同的技术附件（若有），并对贸易类采购产品进行验证4.4 分公司（含智能制造研究院）/项目部门职责4.4.1审批金额10万（不含税，含10万）以上的拟签。4.4.2负责按项目节点组织制订工程项目设备、材料的采购计划及参与采购策划。4.4.3负责提交申购单。4.4.4负责设备、材

3、料的技术交底、技术谈判，签订技术协议、技术附件。4.4.5参与采购合同的评审。4.4.6负责对采购产品进行验证，协助设备、材料不合格品的索赔。4.4.7负责对采购合同阶段完成情况进行确认。4.5财务评价部职责4 .5.1负责设备、材料合同款项及相关费用的报支审核、支付。5 .5.2负责设备、材料采购合同付款条款的确认（格式合同除外）。4. 5.3负责办理设备、材料出口退税、外汇核销。5管理程序5.1管理流程图5. 1.1申购及采购流程图（见1301）5. 1.2采购变更流程图（见1302）5.2 采购策划及申请为提高采购效率、降低采购成本、保障采购供应，对于重点项目（设备采购预算超2000万）

4、按照需要进行采购策划。对于具有价格优势、或采购频率高的产品，经审批后可与其供应商签订长期合作协议（简称长协）。申请部门负责提交采购申请，相应申请类型及审批流程详见1303o涉及3C认证产品，项目部门在申购时必须明确名称、型号规格或参数要求、制造厂商、产品认证要求等信息。商务中心受理采购申请，并按专业分工进行分发。商务中心应对采购申请的内容进行完整性、规范性及合理性审核，对不符合要求的采购申请通知申购部门补充信息或退回修改后再次提交。5.3 采购实施商务中心收到符合要求的采购申请及相关技术文件等材料后实施采购。具体流程图见1301。5. 3.1采购方式采购方式的选择应以控制采购总成本为基本原则。

5、采购方式一般分为招标采购、竞价采购、战略采购（长协）、集中采购、审价采购几种类型。各类型定义如下：采购方式定义招标采购以公开招标或邀请招标方式，通过招标程序确定供应商并签订采购合同。竞价采购由采购员发布竞价标书，事先约定竞价条件及评标标准，原则上不少于三家供应商参与竞争并能提供有效的报价资料，按最低价中标原则或综合评定方式来确定中标商。战略采购（长协）按照双方或多方签署的合作协议或集中采购协议确定的供货渠道和价格体系签订采购合同。集中采购宝武集团内集团与分（子）公司或分（子）公司之间因为专业优势或其它原因，就某产品或某类型产品委托或授权一方集中采购。审价采购也称独家议价采购，是指单一来源采购或

6、直接采购，是指采购人向唯一供应商进行谈判、磋商，并签订合同的采购方式。商务中心收到采购申请后，根据具体情况选择对应的采购方式，发布日期：实施日期:并按照流程进行采购。5. 3.2（关键控制活动）供应商拟选优先在公司优选供应商名单中选择供应商，如优选供应商不能满足需求时，可选择合格等级的供应商。供应商拟选按拟选金额、是否有不招标申请等因素，按审批权限逐级审批。拟选金额超过50万（不含税，含50万）时，需提请公司分管领导审批。5. 3.3询比价及核价采购员按照“质量、货期、价格、服务”等要求，按最低价中标原则或综合评定方式来进行核价并确定中标供应商。原则上设备采购业务都应通过欧冶采购平台进行网上询

7、比价。5. 3.4（关键控制活动）合同拟签及签订核价并确定中标供应商后，采购员负责提交拟签单，按审批权限逐级进行审批。拟签金额超过10万（不含税，含10万）时，需提请公司分管领导审批。正式签订的采购合同，合同内容须与合同评审结论一致。在拟签采购合同前，对需要进行评审的合同进行评审，各相关部门根据职责定义参与合同评审，具体要求详见QO1采购合同管理细则。5.4 （关键控制活动）到货与验收合同签订后，采购员应密切跟踪采购业务执行情况，督促供应商按照合同约定交货至指定地点，项目部门应及时验收。相关的管理办法见07物流管理办法及06库存管理办法。5. 4.1到货清点到货清点主要包括清点产品数量、检查产

8、品包装外观是否有损坏、产品外包装描述是否与合同内容一致等。清点结果如有不符合要求，则拒收。6. 4.2到货验收到货验收负责核对并确认实物与采购清单是否一致。到货验收结果如有不符合要求，按5.5质量异议的规定进行处理。到货验收通过后应及时入库。涉及3C认证产品，到货验收时还需检查是否具备3C认证相关资料。5.5 （关键控制活动）采购付款采购员依照合同条款办理付款手续（具体规定见QO1采购合同管理细则），除预付款外，申请其它付款时必须收到有效发票及相应货物。采购员负责提交预付款报支，按审批权限逐级进行审批。30万元以上（含税，含30万元）的采购合同付款申请需提请公司分管领导审批。如采购合同约定分阶

9、段支付，除预付款和设备款外款项需由项目经理对付款阶段进行确认并进行供应商评价。5.6 质量异议处理采购异议包括采购产品的质量、数量、规格型号和售后服务等出现异议的情况，由申购部门或采购部门提出并提供1304产品异议处理表，发起质量异议申请。商务中心收到异议后，应及时联系提出部门了解情况，分析原因，并根据情况联系供应商，制订解决办法。5.7 采购合同变更及异常终止采购合同的变更应按权限逐级审批，采购合同金额超过10万（不含税，含10万）且涉及合同金额增加变更需提请公司分管领导审批。合同变更必须以书面形式完成，双方签字盖章方为有效。变更流程见1302。采购合同异常终止，必须通过相应的会签和审批流程

10、，具体见QO1采购合同管理细则。5.8 采购退货5.8.1质量异议退货质量异议退货由采购员根据商务中心、项目部门及供应商三方确认的1304产品异议处理表办理退货手续；若造成经济损失，还应根据合同约定向供应商提出索赔。5. 8.2需求变更退货需求变更退货由采购员及供应商协商一致后，先办理合同变更，合同变更生效后据此办理退货手续。退货手续包括实物交接及相关款项的回收，财务评价部进行相应的财务处理、商务中心进行库存帐务处理。采购员根据退货有效凭证办理合同变更。5.9采购相关文件归档采购过程中形成的各类文件及材料，应识别具有保存价值的部分，并按照文件文书档案管理规范的要求办理归档。具体见如下清单（包括

11、且不限于）：序号归档文档裁剪指南1采购合同文本纸质归档2廉洁协议纸质归档3技术附件电子归档4采购合同评审单电子归档5比价记录电子归档6邀请招标审批表或不进行招标审批表电子归档6相关文件6. 112供应商管理办法6.2 15招标管理办法6.3 07物流管理办法6.4 06库存管理办法6.5 QO1采购合同管理细则7报告和记录表式7. 11301申购及采购流程图7.21302设备采购合同变更流程图7.31303申请类型与审批流程对照表8文件变更记录xx（管理）文件修改变更记录文件编号：13修订部门：商务中心序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容拟稿：日期:审核：日期:实施日期:发布日期

12、:13共14页第7页申购类型与审批流对照表序号申购子类型适用范围审批流程1项目设备工程项目所需设备1、采购申请人申请：2、申请部门管理层审批（二级：部门、分公司）；3、申购金额超50万（不含税，含50万），申购部门公司分管领导审批2项目制造元器件自有产品（成品柜）所需制造元器件同“项目设备”3常用耗材各部门日常所需耗材1、采购申请人申请：2、申请部门管理层审批（一级：分公司）；3、耗材管理部门领导审批；4、申购金额超50万（不含税，含50万），申购部门公司分管领导审批4运维耗材运维项目所需耗材1、采购申请人申请；2、申请部门管理层审批（一级：分公司）；3、申购金额超50万（不含税，含50万），

13、申购部门公司分管领导审批5研发耗材研发项目所需耗材1、项目经理申请：2、申请部门管理层审批（二级：部门、分公司）；3、科研管理部门管理人员审批（主管+部门经理2级，审批内容全部政府资助、公司级、部门级科研项目）；4、财务部管理人员审批（审批金额，专业管理）；5、财务部领导审批（部门管理层）；6、公司科研分管领导审批（仅限政府资助、公发布日期：实施日期：司级科研项目须审批）；7、公司固定资产分管领导审批6ECOP原材料7自动化成套辅材自动化成套所需辅材同“运维耗材”8机电制造原材料自有产品所需制造原材料同“项目设备”9其它制造原材料10备件运维项目所需备件1、采购申请人申请：2、备件管理人员申购

14、；3、申请部门管理层审批（三级：二级技术主管、部门、分公司）；4、财务部门审批（财务部门经理）；5、申购部门公司分管领导审批11自用零固公司员工使用设备（便携机、台式机）1、申购部门资产管理员申购；2、申请部门管理层审批（一级：分公司）；3、固定资产管理部门领导审批（对照固定资产预算exce1,审核零固内容）（两级审批：专业管理员，部门管理层）4、财务部管理人员审批（两级审批：专业管理员，部门管理层）；5、公司固定资产分管领导审批12生产性公用零固所有零固（自用零固、非生产性公用零固除外）同“自用零固”13非生产性公用零固空调、复印机、传真机、扫描同“自用零固”仪、热水器、汽车等14租赁零固租赁合同所购设备同“自用零固”15科研固资科研项目申请所购设备1、项目经理申购；2、申请部门管理层审批（二级：事业部、本部）；3、科研管理部门领导审批（主