收发文件管理制度.docx

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1、收发文件管理制度为提高文件管理质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我单位实际情况，特制定本项工作管理制度。一、收文管理第一条所有发至本单位的文件（含传真和政府科室传达的公文、业务往来文件等），由行政行政办公室统一签收、登记、编号，送校长、副校长阅示，为避免文件积压，一般应在当天完成送阅。第二条接收传真应明确来文单位、接收人或科室，行政办公室接收后负责转交，并由接收人签收。第三条局长、副局长批示的文件由行政行政办公室及时收回,根据文件批示转交其他科室和人员办理。第四条已交行政行政办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理

2、文件借阅手续，经校长批准后方可借阅。第五条个人或科室阅读文件应抓紧时间，不得将有秘密文件带出单位，不得将文件转借给其他人，使用完后应及时交还给行政行政办公室。第六条收文办理工作程序：1、签收。单位所有公文由行政行政办公室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。2、收文登记。收到的文件按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。3、拟办。在收文登记后，由行政行政办公室人员根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请校长批阅。4、批办。局长对收文内容做出指示性意见，并指定办理科室和传阅范围。5、承办。承办科室接到文件后，要认真及时办理，急件随到随

3、办。需两个以上科室共同承办的文件，由主办科室要主动会同相关科室协商办理，并负责回复办理结果。6、催办。催办是指根据文件结办时间，由行政行政办公室督促承办科室尽快办理，并上报办理结果。7、注结。文件办理完毕,应在文件批办传阅单注明办理日期，并简要写明办理结果。8、存档。在文件办理结束后，应分类整理立卷，保证档案的整齐完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和校长批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。二、发文管理第七条凡以我单位名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办科室拟稿，送行政行政办公室核稿，经行政行政办公室核稿后送校长和分管副校长

4、签发。第八条经领导签发后的文件由行政办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。第九条发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。第十条所有由行政办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、份数、日期、签收联系人。第十一条发文办理工作程序1、拟稿。上级请示由行政办公室拟稿，日常办公文件由牵头科室负责拟稿，拟稿内容要求要情况属实、观点明确、条理清楚。2、核稿。核稿是指由行政办公室对拟好的文稿进行审查、核对、修改。3、会签。凡涉及到其他科室有关事宜，需有关科室会签后送行政办公室对公文进行复核。4、签发。以单位名义报送的所有公文一律送校长、分管副校长

5、审批签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。5、发文登记。待发文稿签发后，检查审批手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由行政办公室根据领导签署意见形成正式文稿，并对正式文稿进行编号，确定份数后盖章印发。6、存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员对所发公文进行存档（应包含底稿、正式稿纸质版各一份以及电子文档）。三、保密文件管理第十二条文件管理应严格遵守保密制度,保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。第十三条制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量,报送校长、分管局长审批后印发。第十四条借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件带出校外。第十五条对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查,防止丢失。四、文件的销毁第十六条对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，行政办公室应定期清理造册，按照单位有关规定，办理销毁手续，报校长、分管局长批示。第十七条经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和行政办公室人员的共同监督下进行统一销毁。