管理制度-办公室人员工作规范 精品.ppt

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1、办公室人员工作规范办公室人员工作规范主要内容第一专题第一专题 加强办公室的管理与建设加强办公室的管理与建设第二专题第二专题 办公室礼仪办公室礼仪第一专题第一专题 加强办公室建设与管理加强办公室建设与管理 一、办公室人员岗位认知与基本职责一、办公室人员岗位认知与基本职责二、加强办公室建设二、加强办公室建设三、办公室办会工作基本规范三、办公室办会工作基本规范四、办公室办文工作基本规范四、办公室办文工作基本规范五、加强办公室的日常管理五、加强办公室的日常管理3一、办公室人员岗位认知与基本职责一、办公室人员岗位认知与基本职责（一）办公室的地位与职能（一）办公室的地位与职能重要地位：重要地位：中心：管理

2、运转中心、信息处理中心、文档管理中心、中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、 会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。 联结各职能部门的纽带。联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作 人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表 社会组织的形象。社会组织的形象。4职能职能中枢神经中枢神经输入输入输出输出收集重要情况收集重要情况传达、传递重要指令传达、传递重要指令

3、协调输入、输出过程中的问题，协调输入、输出过程中的问题，确保准确、准时确保准确、准时协调协调管理是管理是主干主干协调是协调是核心核心 服务是服务是根本根本 主要三大职能主要三大职能组织中枢沟通桥梁幕后英雄职能定位：职能定位： 行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助 一、办公室人员岗位认知与基本职责一、办公室人员岗位认知与基本职责（二）办公室工作内容与特点（二）办公室工作内容与特点工作内容：工作内容： 按性质分： 程序性工作；智囊性工作；临时性工作。 7办文办文 办会办会办事办事 办公室的工作办公室的工作内容内容按内容分：工作内容举例： 1.负责做好行政事务

4、性工作，包括考勤、人事管理、学生管理、财务、治安、卫生劳动、节假日值班安排以及办公用用品购置、报修等管理工作；2.负责做好处内外各种会议的会务工作；3.负责做好文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；4.负责做好上情下达、下情上达的工作；5.负责做好印章管理工作；6.负责做好各种报告、文件的打印、复印工作；7.负责做好来访人员及对外联络的服务工作； 8.完成领导交办的其它工作。办公室工作流程举例办公室工作特点办公室工作特点权威性权威性及时性及时性纵向性纵向性 主要特点：主要特点：其他工作特点：其他工作特点： 综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。 办公室在单位参与

5、政务、管理事务、综合服办公室在单位参与政务、管理事务、综合服务，集办文、办会、办事为一体，工作点多、务，集办文、办会、办事为一体，工作点多、线长、面广，可谓是千头万绪，纷繁庞杂。被线长、面广，可谓是千头万绪，纷繁庞杂。被动性、服务性是工作的本质，事务缠身、忙忙动性、服务性是工作的本质，事务缠身、忙忙碌碌是它的特点，没有规律就是它的规律。碌碌是它的特点，没有规律就是它的规律。一、办公室人员岗位认知与基本职责一、办公室人员岗位认知与基本职责（三）办公室人员角色定位（三）办公室人员角色定位 办事员、领导助手、参谋智囊（四）办公室工作对人员的要求（四）办公室工作对人员的要求 1.1.要要讲事业心和责任

6、感；讲事业心和责任感； 2.2.要要认真细致；认真细致； 3.3.要要讲究程序讲究程序( (不要打乱仗不要打乱仗) )； 4.4.要要讲工作效率。讲工作效率。13（四）办公室工作对人员的要求（四）办公室工作对人员的要求 1 1、思想素养、思想素养 热爱本职。干一行，爱一行，专一行。 政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。 责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。 踏实肯干。舍得为工作投入。 2022-10-2014（四）办公室工作对人员的要求（四）办公室工作对人员的要求 2 2、业务素养、业务素养具备较高的

7、政策水平。具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。具有较强的综合分析能力。 调研能力调研能力 思维能力思维能力 表达能力表达能力良好的协调能力。良好的协调能力。较强的应变能力。较强的应变能力。 2022-10-2015（四）办公室工作对人员的要求（四）办公室工作对人员的要求3、心理素养 心理素养，指人对环境及其相互关系的适应心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。能力。 注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。事物具有职业的注意力。 调控力调控力( (控制情绪的能力控制情绪的能力) )。 意志力。意志力。2022-10-2016

8、（四）办公室工作对人员的要求（四）办公室工作对人员的要求 4、角色意识 做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识 全局意识 责任意识 创新意识奉献意识 信息意识 程序意识 学习意识17二、加强办公室建设二、加强办公室建设 （一）办公室建设方向（一）办公室建设方向 1 1、不断优化硬件和工作环境、不断优化硬件和工作环境 2 2、积极推进建章立制工作、积极推进建章立制工作 3 3、努力营造和谐人文氛围、努力营造和谐人文氛围 4 4、大力倡导团队精神、大力倡导团队精神（二）建设（二）建设“形象工程形象工程”办公室常规办公室常规 良好的礼仪形象良好的礼仪形象 良好的电话形象良好的电话形象 良好的

9、文字形象良好的文字形象 良好的语言形象良好的语言形象18二、加强办公室建设二、加强办公室建设（三）人人争作办公室受欢迎的人员（三）人人争作办公室受欢迎的人员 1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作； 2、掌握自己的情绪，做情绪的主人； 3、把同事当作客人，尽力做到同事满意； 4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评； 5、随时让同事知道你对他的感激； 6、尊重个人隐私，公私之间分明； 7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐； 8、不居功自傲，有容人雅量。19三、办公室办会工作基本规范三、办公室办会工作基本规范 （一）会议服务的基本内容（一）会议服务的基本内容会前准备工作会前准备工作1、设立会议承

10、办部门和服务机构、设立会议承办部门和服务机构2、协助领导确定会议目标和议题、协助领导确定会议目标和议题3、拟订会议财务预算和会议方案、拟订会议财务预算和会议方案 20（一）会议服务的基本内容 会前准备工作会前准备工作4、确定会议的议程、日程和程序、确定会议的议程、日程和程序5、分工撰写会议文件、分工撰写会议文件6、确定与会人员名单以及会议编组方案、确定与会人员名单以及会议编组方案7、会场的布置工作、会场的布置工作 营造营造会议气氛会议气氛 会场会场格局与座次格局与座次 主席台主席台的布置的布置 悬挂悬挂会标会标 设施设施准备准备8、食宿、交通、医疗、保健等准备。、食宿、交通、医疗、保健等准备。

11、21（一）会议服务的基本内容 会中服务工作会中服务工作1 1、报到与接待工作、报到与接待工作2 2、会议签到、会议签到3 3、会场服务与管理、会场服务与管理 会前检查会场会前检查会场 引导座位、维护秩序引导座位、维护秩序 做好会场事务工作做好会场事务工作 会后检查会场会后检查会场4 4、做好会议记录、做好会议记录5 5、编写会议简报、编写会议简报6 6、安全保密工作、安全保密工作22（一）会议服务的基本内容 会议善后工作会议善后工作 1、做好相关文字工作、做好相关文字工作 整理整理会议记录会议记录 编写编写会议纪要、简报会议纪要、简报 会议会议文件制发文件制发 文件文件整理与保管整理与保管 2

12、、认真做好会议总结、认真做好会议总结 3、做好会议的宣传报道工作、做好会议的宣传报道工作 4、会议决定事项的催办工作、会议决定事项的催办工作 5、会议收尾工作、会议收尾工作23（三）会议服务与管理要求 服务要求服务要求1 1准备工作要细致充分准备工作要细致充分2 2组织工作要严密协调组织工作要严密协调3 3服务工作要周到热情服务工作要周到热情 4 4善后工作要及时稳妥善后工作要及时稳妥 管理要求管理要求 1 1要精简可开可不开的会议要精简可开可不开的会议2 2要提高会议效益与效率要提高会议效益与效率3 3要努力改变会议作风要努力改变会议作风4 4要努力降低会议成本要努力降低会议成本2425四、

13、办公室办文工作基本规范四、办公室办文工作基本规范 （一）认识公文写作的特点（一）认识公文写作的特点 公文写作的根本特点：规范性强公文写作的根本特点：规范性强 目的：目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。为处理公务服务，排斥个性化写作。 内容：内容：真实地反映事实，排斥文学手法。真实地反映事实，排斥文学手法。 格式：格式：具有规范体式，符合公文格式标准。具有规范体式，符合公文格式标准。 表达：表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。采用应用文体，恰当运用公文术语。 时限：时限：在领导规定的时间内完成任务。在领导规定的时间内完成任务。26（二）遵循公文格式规范（二）遵循公文格式规范 依据国家机关公文

14、格式标准（依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999)GB/T9704-1999)眉首：眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密发文机关标识；发文字号；密级与保密 期限；缓急时限；签发人标识；份号。期限；缓急时限；签发人标识；份号。 主体：主体：标题标题；主送机关；正文；附件；生效标；主送机关；正文；附件；生效标 识；成文日期；附注。识；成文日期；附注。版记：版记：主题词主题词；抄送机关；印发机关；印发日；抄送机关；印发机关；印发日 期；印数。期；印数。27（三）公文写作基本步骤与方法1.1.做好准备工作做好准备工作 思想准备：思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行接受拟稿任务后，

15、拟稿人要明确行 文目的、主题、文种、公文重点文目的、主题、文种、公文重点 材料准备：材料准备：围绕主题收集围绕主题收集材料材料 方案准备：方案准备：总体构思，确定篇章总体构思，确定篇章形式形式与表达方与表达方 式，拟制提纲，确定各部分的基本式，拟制提纲，确定各部分的基本 框架框架282.2.正式起草阶段（操作要领）正式起草阶段（操作要领） 拟写规范标题；拟写规范标题； 设计好开头和结尾；设计好开头和结尾； 安排主体结构；安排主体结构； 确定表达方式。确定表达方式。 注意事项：注意事项： （1 1）接受任务后抓紧办理。）接受任务后抓紧办理。 （2 2）根据提纲有条理地写作。）根据提纲有条理地写作

16、。 （3 3）联合发文做好协商工作。）联合发文做好协商工作。 （4 4）处理好材料和观点的关系。）处理好材料和观点的关系。 （5 5）遵循公文格式规范。）遵循公文格式规范。 （6 6）符合文字表达规范。）符合文字表达规范。293.3.加工修改阶段加工修改阶段作用：作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。保障文稿更加准确、鲜明、简练。范围：范围： 审读内容：主题、观点、材料、数据等。审读内容：主题、观点、材料、数据等。 推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒 方法：方法： 拟稿人读改法；拟稿人读改法； 请人代改法；请人代改法； 集体讨论法；集体讨论法； 冷处理法。冷处理法。30（四）公文写作的基本要求（四）公文写作的基本要求 1.1.目的明确，行文有据，主旨单一。目的明确，行文有据，主旨单一。 2.2.内容合法、务实、符合领导意图。内容合法、务实、符合领导意图。 3. 3.文字表达准确、鲜明、简练、得体。文字表达准确、鲜明、简练、得体。 4. 4.合理组织语言。合理组织语言。2022-10-2031（五）把握公文写作的基本规律（五）把握公文写作的基本