中层管理-如何成为主管得力助手W013 精品.ppt

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1、1如何成为主管得力助手如何成为主管得力助手专业秘书训练专业秘书训练2专业秘书的定义专业秘书的定义一位秘书可以说是一位主管的助理，他（她）们：v具备熟练的办公技能v无需旁人指挥而能负责完成任务v表现积极主动，运用判断力行事v在他（她）的许可权内做决策他（她）们同时也是沟通，协调及合作的中枢，使大家能合力为达成公司目标努力3专业秘书的工作职能专业秘书的工作职能协助主管达成工作目标加强、扩大主管的社会关系辅助主管的例行业务沟通协调联系中心部门窗口促进部门工作推展参与工作小组推动专案工作办公室管理/资讯管理客户服务/公共关系4秘书工作特性秘书工作特性服务性服务性复杂性复杂性事务性事务性时效性时效性主动

2、性主动性创造性创造性5秘书应具备的工作技能秘书应具备的工作技能n电脑n语言n人际关系/沟通技巧 - 口头，文字n资讯搜寻整理n组织计划能力n专案管理n其他基本秘书工作技能6秘书应具备的工作知识秘书应具备的工作知识n公司组织、人事、产品、产业n公司、部门、主管及个人之工作目标n公司制度、惯例、规定及作业程序n基本管理知识n电脑及网际网络知识7我们的优势我们的优势n常能取得第一手信息 掌握先机n拥有宽广的个人发挥空间n良好的人脉关系基础n较多机会应用观察敏锐度 了解主管的工作模式及想法8新世纪秘书的挑战新世纪秘书的挑战关键才能关键才能v客户导向v人际建立v分析思考v说服影响v积极主动发挥关键才能的

3、原则发挥关键才能的原则v了解需求v快速回应v顾客满意度9数位秘书工作八大法则数位秘书工作八大法则n严守机密，取得信任n公私分明，一视同仁n工作准确迅速n随时让人感觉到我的存在n积极搜集资讯，传递资讯n随时随地做好联络工作n先一步做好所有准备工作n诚恳有礼，时常微笑10成功秘书的特质成功秘书的特质n大将之风n解决问题的企图心与技巧n从公司的眼光看事情n完善的基本技能n积极正面思考n广大人际关系n承担责任即时回馈n敏锐的观察力及反应力n自我提升的期许11A Secretary Is Expected to Look like a Girl Action like a Lady Think like

4、 a Man Work like a Horse 12搞定主管有一套搞定主管有一套How to Manage Your Boss13与主管共事需知与主管共事需知1n了解他的工作重心及紧急度n了解他的人际风格类型n了解他的人际网络n了解他的情绪和压力n正确接受及传达指令n保持良好的沟通n对主管的地位及能力表示敬意14了解他！了解他！细心的上司细心的上司 - 你工作更要谨慎性急的上司性急的上司 - 你要维持高效率爱交际的上司爱交际的上司 - 你要具备公关知识，礼貌的对待他的朋友脾气坏的上司脾气坏的上司 - 你要有绝大的耐心及包容心没有时间观念、松散的上司没有时间观念、松散的上司 - 你要有组织力、

5、协助他争取时间疑心病的上司疑心病的上司 - 你要更坦然、更尽忠职守取得信赖15与主管共事需知与主管共事需知我接受命令时是否留意到：我接受命令时是否留意到：v主管呼叫时，是立刻有精神得回应？v是否用5W1H的方法记下命令内容？v是否耐心听主管把话说完？v是否向主管重复确认命令的重点？v不清楚的地方是否问明白？v是否就自己的能力、完成期限、命令的难易度等，检讨自己执行的可能性？16主管交办事项主管交办事项 MEMO 表表交办事项具体内容确认What 做什么When 何时完成Where 使用场所Who 相关人员Why 理由与目的How 方法与手段How many 多大与多少How much 预算17

6、P D SSee检讨检讨Plan计划计划Do实施实施5W 1H下个计划下个计划18回回 报报n注意时效n向发出命令的人回报，不可越级n先说结论，再说过程n报告简洁19n结论结论 非常抱歉，还没有做好n理由理由 由于刚才接到客户抱怨电话，处理上费了些时间.n经过经过 现在大概完成了三分之三n对策对策 我尽快办好。再三十分钟完成，来得及吗？20传递讯息的注意事项n正确，忠实，完整n不可添加已意n不可歪曲事实n不可遗漏重点n不可模棱两可n不可妄加判断nConfirm!Confirm!Confirm!21与主管共事（与主管共事（2）v协助主管事先发现问题v迅速响应主管要求v主动提供主管需要的讯息资料v

7、剔除不必要的工作及接触电话 访客 信件等 省下主管时间v提出具建设性建议22替主管安排约会n注意时间n分辨轻重缓急 去轻就重n酌留弹性n时间边更尽早通知n适时将相关文件交给主管n确认重要约会n提醒主管准时赴约23老板最不喜欢的六个理由n那不是我的工作n我忘记了n我不知道n你没告诉我n我猜想n我的工作太多了24n设定工作优先级n了解主管个性 需求n对所有主管一视同仁n不抱怨 不批评主管n沟通彻底一次做对n保持工作水准n同类工作一起做n避免拖延-过手一次处理n请求他人协助25主管心目中的理想秘书五心五心n做事要细心n工作要专心n学习要用心n经常保持开心n后援工作要做得令人放心为主管分担工作，使主管

8、在竞争激烈的商场上，得以更有充足 的时间及精神全力以赴，立于不败之地(自己的饭碗也保得住)。做好份内工作，让主管在客户或上司面前拿出漂亮的成绩单26专业秘书自我检核表n我了解组织的任务与经营理念吗？n我了解主管的工作执掌吗？n我了解主管的工作目标吗？n我了解主管的工作习惯吗？n我了解主管的长处与短处吗？n我了解主管的工作压力吗？n我了解主管对我的工作期许吗？n我了解自己在部门中扮演的桥梁角色吗？n我工作时想到的是如何把我们的工作做好，而不只是把我的工作做好。n主管不在公司时，我能把办公室工作安排得顺畅吗？27为了把工作做得更好，我为了把工作做得更好，我该加强哪些能力与知识？该加强哪些能力与知识

9、？28人生过程阶段人生过程阶段幼儿学习幼儿学习1 - 6岁岁基础学习基础学习6 - 25岁岁经验累积经验累积25 - 35岁岁发挥专长发挥专长35 - 45岁岁高原期高原期45 - 55岁岁就业第二春，退休计划就业第二春，退休计划55 - 65岁岁29与秘书相关的节目与秘书相关的节目n国际秘书周 四月的最后一周（The last full week of April)n国际秘书日 秘书周的周三（Wednesday of secretaries week)n老板日 10月16日30秘书的时间管理秘书的时间管理317 years = 27,375 days (1/3 sleep )18,250 d

10、ays 32本表以小时计算你的时间的价值，以每年244个8小时工作天计算（假设每周工作五天，减去假日与假期） 若你年薪为每小时的价值（四舍五入） 每分钟的价值20，00010.000.1725，00013.000.2130，00015.000.2635，00018.000.3040，00020.000.3450，00026.000.4360，00031.000.5175，00038.000.6433时间管理的理念时间管理的理念n时间的特性n时间是人生中独特且必要的资源n时间的供给无弹性n时间无法租、买、借n时间无法储蓄累积n时间无替代品n时间过了就不能重来n时间本身是无法管理的34 时间管理的

11、原则时间管理的原则效率与效能效率与效能vEfficient 效率：把时间做对vEffective效能：做对的事情80/20 原理原理重要的少数，琐碎的多数，重点管理v关键工作v关键人物v关键活动35时间管理的方法时间管理的方法订出计划，设立优先顺序n工作计划表n了解优先顺序 -第一优先 重要且紧迫之事 -第二优先 重要且不紧迫之事情 -第三优先 紧迫但不重要 -第四优先 不重要不紧迫的例行工作n科技的运用 电脑软体Microsoft project ,Outlook ,etc.PDA36时间管理的方法时间管理的方法n万用手册万用手册v行事例与日程表v便条与备忘录v通讯簿v名片簿n提醒自己的方法

12、提醒自己的方法v小纸条v闹钟voutlook37我有这些好习惯吗？ 自我管理=好习惯=效率n事先要有安排n排定优先顺序n临事要集中精神n沟通要彻底n避免杂乱无章n不苛求尽善尽美n不要怕说“不”n不要拖延n要能当机立断n善用零碎时间n养成“过手一次”的处理原则38请你订出周一的工作计划请你订出周一的工作计划1 紧急事项处理2 重要事项处理3 联络/追踪事项4 会议计划5 今天完成事项39帮主管安排日程帮主管安排日程-设计设计“日程预定表日程预定表”n“日程预定表”最好是一周一张，一个月四-五张，以便于查阅n在一张表中，每天都有四个固定栏位：时间、活动项目、结果、备注n活动项目固定为会议、面谈、受

13、访、聚会、出差、演讲等，最好用不同符号来代表，如三角表示会议、圆表示面谈、方表示受访等n结果栏要填上如期或更动，最好是写明更动的情况n备注栏专门记载重要事项填写例子：q上司今天有三个活动，我们先在确定时间旁的活动项目上填10：30与某公司某总经理在公司开会（三角）、11：30接受某电视台访问（方）、12：30与某教授在饭店会餐（圆）q再在结果栏上记下：如果顺利则打V；如果有更动句写改至某月某日某时q备注栏上可以写：某公司写某大型超市/公司或受访主题为LG产品的促销活动商讨等40帮主管安排日程帮主管安排日程-运用运用“日程预定表日程预定表”n例行会议可提早填入“日程预定表”中n下周日程最好在本周

14、四或周五再确认一次，并影印一份交给上司，同时，以口头提醒上司n每日下班前将第二天日程交给上司 ，并做口头说明，如果来不及，一定要在当天上司到达公司时立即告之n养成随时将变更情形及新日程填入“预定表”中的良好习惯，以确保内容的正确性n在公司放长假或上司出差、休假后，将上司回公司后一周内日程影印给上司，并做口头说明n用另一张记下其他相关部门或公司内重要干部的日程，以便在上司需要了解时，立即说明情况n条例外界与上司往来密切者的动向，并主动将情报报告上司，以做为上司与人交谈时的重要资讯n上司活动中凡是与其他部门或同仁有关者，在确定前要再通知一次。如果是个人或人数少的单位可以用电话或口头通知：如果会议，

15、最好发“会议通知”，并存入档案n事前先确认上司活动所使用的场地是否安排妥当n临时性的日程，衡量轻重后，可立即与上司商量插入，并安排其他受影响的活动，再将更动情形，通知相关人员或单位41 把握今天把握今天因为昨天不过是一场梦因为昨天不过是一场梦而明天只是一个幻影。而明天只是一个幻影。但是好好地度过今天，但是好好地度过今天，就会让每一个昨天都是一场美梦，就会让每一个昨天都是一场美梦，而每个明天都是可预见的希望。而每个明天都是可预见的希望。因此，好好地把握今天。因此，好好地把握今天。42有效率的整理办公桌n桌面的整理n办公桌抽屉的安排n除非是极机密的文件，公司的文件资料应尽量放在公开的柜、架上n在自

16、己专用或私人文具上做明显记号n个人办公环境可以适当地表现个人品位43桌面的整理v用一只组合式文具把常用的文具放在里面，如各式各色的笔、订书机、订书钉、剪刀、美工刀、小尺、回纹针、大头针、图钉、修正液等。v其他如：计算器、印台、名片整理盒、便条纸、桌历、公文夹等都可以放在桌面上，以便方便取用。44办公桌抽屉安排n可以按自己的习惯做分类整理，私人物品（如皮包、化妆品、卫生用品、私人物件、衣物.）应集中放置，一面公司物品混淆，以使得自己或他人找不着公司文件。45个人办公环境可以适当地表现个人品位n种一盆水生植物、养有尾小鱼、插鲜花或干燥花，挂幅艺术作品，桌垫下压一张艺术作品，或隔板墙上挂一幅自己欣赏的诗句.在求同存异中可以帮助上司和同事更了解你。n在适当的位置种植绿色植物。如：会客室茶几上、门与走道之间、主管办公桌对角上（财位）、办公室的死角上等。 46一切由我开始生长在没有根据的民族，我们都有着壮志凌云,当我还年轻的时候，我决定改变世界,在我年长一点的时候，我发现这个志向过于宏大,所以我决定改变我的国家,等我更老成的时候，我又发现这个志向太遥远,所以我决定改变我的城市,后来我发现连这个也办